El tradicional encuentro de Jefes de Delegación tiene lugar hoy lunes 15 de marzo y mañana día 16, por primera vez de forma online, debido a las medidas de seguridad excepcionales tomadas por causa de la pandemia.
Como ya es habitual, el Jefe de Delegación de cada país toma parte del HOD meeting que se celebra en la ciudad anfitriona de ese año en marzo, donde los organizadores informan sobre el próximo Festival de la Canción de Eurovisión. Normalmente se recorre el lugar para ver como podría funcionar la puesta en escena y obtienen información sobre el concurso de ese año en particular. Además el encuentro sirve para cerrar el plazo oficial de entrega de candidaturas a la Unión Europea de Radiodifusión de acuerdo con las reglas del concurso.
Cada delegación participante está dirigida por un Jefe de Delegación y es la persona que se encarga de mantener el contacto con la UER. Además, cada cierto tiempo, los Jefes de Delegación eligen o reeligen entre ellos a los miembros que pasarán a formar parte del Grupo de Referencia oficial.
Una delegación, además del ya mencionado Jefe de Delegación, también incluye un Jefe de Prensa, el artista o artistas, los compositores, coristas y el séquito del artista. El tamaño de la misma puede variar mucho, desde menos de 20 hasta casi 50 personas.
La reunión del año pasado ya se vio afectada por los inicios del brote de coronavirus, el resultado fue que seis delegaciones no fueron a Rotterdam sino que participaron a través de la transmisión en vivo. Estos países fueron Suecia, Finlandia, Israel, Suiza, Italia y Grecia. Pero también hubo algunas ausencias de la UER después de que un empleado de la organización en Ginebra detectara un brote del virus. Finalmente, a todos los dirigentes se les prohibió viajar y se les puso en cuarentena, y como resultado, nadie fue a Rotterdam para la reunión de líderes, incluido el director ejecutivo Jon Ola Sand.
El HOD meeting, sin embargo, transcurrió sin problemas y los organizadores tuvieron la oportunidad de presentar a las delegaciones todo lo que estaban preparando para Eurovisión 2020. Este año, por el contrario, todo se está desarrollando de manera virtual para intentar reducir al máximo el contacto entre países.